Risku pārvaldības politika

 

Apstiprināts

ar Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

2020.gada 24.aprīļa Kārtējās dalībnieku sapulces lēmumu

(protokols Nr.1-11/10, 5.punkts)

Apstiprināts

ar Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

2020.gada 19.marta valdes lēmumu

(valdes sēdes protokols Nr.1-11/6, 2.punkts)

Sabiedrība ar ierobežotu atbildību

“Jēkabpils siltums”

_____________________________________

Reģistrācijas Nr.40003007778, Nameja iela 4a, Jēkabpils, LV - 5201

Tālrunis 65233100, fakss 65220710

e-pasts: jekabpilssiltums@jekabpilssiltums.lv

Risku pārvaldības politika

Izdota saskaņā ar

Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma

107.panta otrās daļas 12.punktu

1. Vispārīgie noteikumi

1.Risku pārvaldības politikas mērķis ir noteikt vispārējas un vienotas prasības un principus risku vadībai un atbildības sadalījumu par risku vadību Sabiedrībā ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums” (turpmāk – Sabiedrība) atbilstoši tiesību aktiem un labas korporatīvās pārvaldības praksei.

2.Risku pārvaldības politikas uzdevums ir noteikt iekšējās kontroles sistēmas pamatprasības un tās izveidošanas, uzraudzības un uzlabošanas kārtību Sabiedrībā.

3. Iekšējās kontroles sistēmas pamatprasības

3.1. efektīva, lietderīga un ekonomiska Sabiedrības darbība atbilstoši tās kompetencei, izvirzītajiem mērķiem, uzdevumiem un pieejamajiem resursiem;

3.2. Sabiedrības darbība sabiedrības interesēs, nodrošinot labu pārvaldību;

3.3. iespējamo korupcijas un interešu konflikta izveidošanās risku novēršana;

3.4. aizsargā Sabiedrības nodarbinātos;

3.5. mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana;

3.6. pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana un nepieciešamo uzlabojumu veikšana;

3.7. savlaicīgas ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana un aizsardzība pret informācijas neatļautu izpaušanu.

4.Lai nodrošinātu Iekšējās kontroles pamatprasību izpildi, iekšējās kontroles sistēmas izveidošana, uzraudzība un uzlabošana tiek īstenota, paredzot nepieciešamo risku vadības, uzraudzības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopumu (Risku pārvaldības politika).

5.Risku pārvaldības politika ir saistoša visiem Sabiedrībā nodarbinātajiem (amatpersonām, darbiniekiem un citiem nodarbinātajiem), saskaņā ar kuru darbojas ikviens Sabiedrības risku vadības procesā iesaistītais nodarbinātais.

6.Detalizētu risku vadības procesa norisi, pienākumus un atbildības sadalījumu nosaka Sabiedrības iekšējie tiesību akti. 

7. Terminu skaidrojumi

Risks - jebkādu situāciju un apstākļu iestāšanās, kuri var negatīvi ietekmēt Sabiedrības darbību kopumā un Sabiedrības mērķu sasniegšanu vai pakalpojumu sniegšanu un efektīvi īstenot stratēģiju.

Risku vadība – nepārtraukts process, Sabiedrības pasākumu kopums, kas ietver sevī tādu darbību veikšanu kā risku identificēšana, risku vērtēšana, risku vadības paņēmienu izvēle, ieviešana un uzraudzība, kurus atbilstoši izpildot, tiek nodrošināta ne tikai riskantāko procesu un darbību savlaicīga noteikšana, bet arī iespēja Sabiedrībai nelabvēlīgo faktoru un arī risku samazināšana līdz pieļaujamajam līmenim, tādējādi veicinot Sabiedrības izvirzīto mērķu sasniegšanu.

Risku vadības sistēma  - pasākumu kopums ar kuriem nosaka, analizē un kontrolē riskus.

Riska cēloņi – notikumi, apstākļi vai darbības, kuras palielina riska varbūtību un ietekmi. Risku identificēšana - darbības, kuru rezultātā tiek noteikti riski, kas var kavēt vai apdraudēt Sabiedrības mērķu sasniegšanu.

Risku novērtēšana - identificēto risku iestāšanās varbūtības un ietekmes uz Sabiedrības mērķu sasniegšanu noteikšana.

Riska varbūtība – riska ar negatīvām sekām iestāšanās iespējamība, kas tiek izteikta noteiktās skaitliskās vienībās un ko novērtē noteiktā laika periodā.

Riska ietekme - riska novērtējums pēc noteiktas risku ietekmes skalas, kas atspoguļo materializējušos riska ietekmi uz Sabiedrības mērķu sasniegšanu un uzdevumu efektīvu izpildi.

Riska mazināšana – atbilstoša darbības veikšana, lai novērstu risku vai mazinātu tā ietekmi.

Riska vērtība - riska iestāšanās varbūtības un riska ietekmes reizinājums.

Risku reģistrs - dokuments, kurā tiek uzkrāta informācija par identificētajiem riskiem, to novērtējumiem, esošajām un plānotajām kontrolēm un šo kontroļu ieviešanas procesu.

Identificēts risks – risks, kura ietekme, vērtība un varbūtība fiksēta Risku reģistrā.

Īstenojies risks – viens vai vairāki notikumi ar negatīvām sekām vai būtisku negatīvu seku varbūtību attiecībā uz Sabiedrības funkciju izpildi.

Korupcijas risks – varbūtība, ka kāds no Sabiedrībā nodarbinātajiem rīkosies savu vai citas personas personisko vai mantisko interešu labā, gūstot sev vai nodrošinot citām personām nepiederošus labumus un nodarot kaitējumu Sabiedrībai.

Procesa īpašnieks – Sabiedrības nodarbinātais, kura kompetencē un atbildībā ir kāda kompleksa procesa īstenošana, kas nodrošina Sabiedrības funkciju izpildi (valde un struktūrvienību vadītāji). Procesa īpašnieks ir atbildīgs par tā kompetencē esošo risku vadīšanu, risku identificēšanas un novērtēšanas vai pārvērtēšanas iniciēšanu.

Riska īpašnieks – Sabiedrības nodarbinātais, kura pienākumu izpildi ietekmē risks vai kura rīcība var radīt vai veicināt risku un kura kompetencē ir riska kontroles pasākuma īstenošana.

Risku klasificēšana - risku iedalīšanas grupās pēc riska prioritātes līmeņa.

Riska kontroles pasākums – riska vadīšanas paņēmiens, darbības, kas ir vērstas uz riska iestāšanās varbūtības un/ vai ietekmes mazināšanu.

II. Iekšējā kontroles sistēma

8. Iekšējās kontroles sistēma sastāv no šādiem savstarpēji saistītiem elementiem:

8.1. Sabiedrības darbības plānošana;

8.2. kontroles vides izveidošana;

8.3. risku noteikšana, analīze un novērtēšana;

8.4. kontroles pasākumu īstenošana;

8.5. informācijas un saziņas nodrošināšana;

8.6. uzraudzība.

9. Sabiedrības darbības plānošanai Sabiedrības valde:

9.1. nosaka  mērķi un vērtības;

9.2. apstiprina vadības dokumentus;

9.3. nosaka sasniedzamos darbības rezultātus;

9.4. nosaka nodarbinātajiem uzdevumus atbilstoši Sabiedrības vadības dokumentiem.

10. Kontroles vides izveidošanai Sabiedrības valde:

10.1. nosakaSabiedrības mērķiem un darbībai atbilstošuSabiedrības struktūru;

10.2. apstiprina struktūrvienību reglamentus un nodarbināto amatu aprakstus (minētie dokumenti regulāri tiek pārskatīti un, ja nepieciešams, aktualizēti);

10.3. Sabiedrības iekšējos normatīvajos aktos nosaka loģisku, viegli pārskatāmu un kontrolējamu rīcības un atbildības deleģēšanu, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti;

10.4. apstiprina un ieviešSabiedrības personāla vadības politiku, kas nodrošina atbilstošu personālu Sabiedrības mērķu sasniegšanu;

10.5. apstiprinaSabiedrības Darba kārtības noteikumus;

10.6. apstiprinaSabiedrības ētikas prasības, kas ir saistošas Sabiedrības vadībai un darbiniekiem un nosaka to uzvedību un rīcību lēmumu pieņemšanā.

11. Risku noteikšanai, analīzei un novērtēšanai Sabiedrības valde:

11.1. apzina iekšējos un ārējos riskus (avotus), kas var traucēt Sabiedrības mērķu sasniegšanu;

11.2. novērtē riska rašanās varbūtība (risku lielums) un ietekmi uz mērķa sasniegšanu;

11.3. apzinaSabiedrības pieņemamo risku līmeni, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem.

12. Kontroles pasākumu īstenošanai Sabiedrības valde:

12.1. nosaka un ievieš tiesību deleģēšanas, lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras;

12.2. nodrošina materiālo un finanšu resursu aizsardzību;

12.3. nosaka un ievieš pienākumu (atbildības) nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas procedūras;

12.4. izveido sistēmu (kārtību) pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem atbilstoši Sabiedrības vadības dokumentiem;

12.5. veic darbinieku darba izpildes novērtēšana;

12.6. nosaka un regulāri pārskataSabiedrības galvenos procesus un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos, un noteikta iekšējā kārtība to īstenošanā;

12.7. īsteno risku vadības pasākumus, lai samazinātu Sabiedrības būtiskākos riskus un nodrošinātu Sabiedrības mērķa sasniegšanu;

12.8. izstrādā un ievieš procedūras, kas nodrošina, ka grāmatvedības uzskaite un cita informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga;

12.9. veic citus kontroles pasākumus, lai nodrošinātu finanšu un citu resursu efektīvu un lietderīgu izmantošanu, ievērojot labas pārvaldības principus.

13. Informācijas un saziņas nodrošināšanai Sabiedrības valde nodrošina:

13.1. Sabiedrības nodarbinātie ir informēti par Sabiedrības mērķi, vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem;

13.2. iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina visu līmeņu vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai būtu iespējams efektīvi veikt uzdevumus un tiktu sasniegti iestādes mērķi;

13.3. ja nepieciešams, izstrādā procedūras, lai sniegtu informāciju sabiedrībai un nodrošinātu sabiedrības pārstāvju līdzdalību;

13.4. izveido dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēmu, lai Sabiedrība nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju;

13.5. izstrādā informācijas sistēmu drošības politika, un nodarbinātie ar to ir iepazīstināti.

14. Iekšējās kontroles sistēmas uzraudzība tiek īstenota kā:

14.1. iekšējā audita veikta periodiska iekšējo kontroļu novērtēšana;

14.2. kontroļu darbības regulāras pārbaudes;

14.3. informācijas sistēmās iestrādāti nepārtrauktās uzraudzības elementi;

14.4. to Sabiedrības darbības pārskatu vai rādītāju analīze, kas identificē iekšējās kontroles trūkumus, un trūkumu novēršana;

14.5. Sabiedrības vides un pārraudzības funkciju efektivitātes pašnovērtējumi;

14.6. iekšējo un ārējo auditu rezultātu izvērtējumi.

III. Risku vadība

15. Risku vadības procesa elementi

15.1. Risku identificēšana;

15.2. Risku vērtēšana;

15.3. Lēmuma pieņemšana par tālāko rīcību;

15.4. Risku reģistrēšana;

15.5. Risku mazinošu pasākumu noteikšana;

15.6. Risku mazinošu pasākumu ieviešana;

15.7. Risku uzraudzība;

15.8. Risku atkārtota vērtēšana;

15.9. Saziņa un konsultācijas.

16. Risku identificēšana

Risku notikumu identificēšanu Sabiedrība nodrošina, izmantojot aptaujas, vēsturisko notikumu analīzes un citas risku notikumu identificēšanas metodes (vadības viedoklis, pārskatot procesa norisi, analizējot pārbaužu un iekšējo auditu datus, iepazīstoties ar ārējo auditu un Valsts kontroles ziņojumiem, caurskatot darbinieku problēmu ziņojumus un ierosinājumus, izvērtējot masu informācijas līdzekļos un interneta resursos pieejamo informāciju, izskatot fizisko un juridisko personu sūdzības), kā arī apzinot iespējamos iekšējos un ārējos riska avotus (1.pielikums).

Risku identificēšanas procesā tiek iegūts viedoklis no dažāda līmeņa darbiniekiem.

Sabiedrība ņem vērā citu iestāžu sniegto informāciju par iespējamiem vai identificētajiem riskiem un nepieciešamības gadījumā iekļauj tos Risku reģistros.

Identificējot riskus, tiek noteikts Riska īpašnieks un apzināti identificēto risku notikumu esošās kontroles un to efektivitāti.

Jebkurš Sabiedrībasnodarbinātais ziņo tiešajam vadītājam vai valdei par konstatētajiem notikumiem, kas nelabvēlīgi ietekmē vai var ietekmēt Sabiedrības mērķu sasniegšanu. Saņemto informāciju atkarībā no tās satura izvērtē individuāli, sadarbībā ar procesu īpašniekiem, pieņemot lēmumu par tālāko rīcību, tai skaitā par nepieciešamību iekļaut risku notikumu risku reģistros.

17. Risku vērtēšana

Identificētā riska vērtējums tiek noteikts, novērtējot riska iestāšanās varbūtībuun ietekmi risku vērtēšanas brīdī, ņemot vērā ārējās un iekšējās vides faktorus, pieredzi, notikumus, kā arī esošās kontroles.

Riska iestāšanās varbūtības līmeni nosaka, izmantojot Riska iestāšanās varbūtības līmeņa skalu (2.pielikums). Riska ietekmes līmeni nosaka, izmantojot Riska ietekmes līmeņa skalu (3.pielikums).Pēc Riska iestāšanās varbūtības un Riska ietekmes novērtējuma, tiek noteikta Riska vērtībakatram identificētajam riskam atbilstoši noteiktajai formulai (4.pielikums).

Ņemot vērā Riska vērtību tiek noteikta Risku prioritāte,klasificējot riskus atbilstoši to negatīvai ietekmei uz Sabiedrības darbību kopumā un Sabiedrības mērķu sasniegšanu (5.pielikums). Riska prioritātes noteikšana ir vērsta uz Sabiedrības vadības tālākiem pasākumiem risku īstenošanas varbūtību un iespējamo negatīvo seku ietekmes mazināšanu vai novēršanu.

Risku novērtējumu izmanto, nosakot Sabiedrības darbības efektivitāti, īstermiņā un ilgtermiņa veicamos pasākumus, procesā iesaistīto valdes un darbinieku kompetences līmeni un kontroles procedūras.

Visu iepriekš minēto Risku vadības procesu realizēšanas rezultātā iegūto informāciju Sabiedrība iekļauj Risku reģistros.

18. Risku reģistra veidošana

Risku reģistra mērķis ir vienkāršot un padarīt efektīvāku risku identificēšanas un novērtēšanas procesu, kā arī koncentrēt uzmanību tikai uz tiem procesiem, pakalpojumiem un risku avotiem, kuri visvairāk ietekmē Sabiedrības darbību kopumā un Sabiedrības mērķu sasniegšanu.

19. Procesu definēšana, uzraudzība un klasifikācija

Sabiedrībā ir nodefinēti galvenie procesi un pakalpojumi, kuri ir nozīme un ietekme uz Sabiedrības funkciju izpildi un izvirzīto mērķu sasniegšanu, tiem ir liela nozīme risku vadības procesā.

Katram procesam, pakalpojumam ir noteikts procesa īpašnieks. Procesu īpašnieki tiek noteikti valde, struktūrvienību vadītāji, atbildīgie speciālisti līmenī atbilstoši Sabiedrības iekšējo normatīvo aktu (amata parakstu, rīkojumu u.c.) prasībās noteiktajam atbildību sadalījumam.

Risku vadības procesa uzraudzības mērķis ir nodrošināt risku vadības procesa nepārtrauktību.

Risku vadības procesa īstenošanas un uzraudzības pasākumi ir Sabiedrības iespējamo risku, kā arī problēmsituāciju izvērtēšana regulārajās Sabiedrības valdes, struktūrvienību vadītāju un atbildīgo speciālistu sanāksmēs, kurās tiek izvērtētas esošās problēmsituācijas un riski, kā arī tiek noteikta plānotā rīcība šo situāciju risinājumiem un sniegta atgriezeniskā saite par paveikto. Šī informācija tiek iekļauta Risku reģistrā.

Sabiedrība ne retāk kā reizi gadā pārskata procesu sarakstu, Risku reģistrus.

Lai nodrošinātu vienotu Risku pārvaldības politikas prasību izpildi, nodarbināto labāku izpratnes līmeni, Sabiedrības valde kopā ar Risku īpašniekiem izstrādā ar risku pārvaldības politiku saistītus Sabiedrības iekšējos tiesību aktus.

20. Kapitāla daļu turētājs

Sabiedrības kapitāla daļu turētājs ir Jēkabpils pilsētas pašvaldība. Likumā paredzētos kapitāla daļu turētāja lēmumus pieņem pašvaldības izpilddirektors vai uz pašvaldības izpilddirektora rīkojuma pamata cita tam pakļauta amatpersona.

Sabiedrības kapitāla daļu turētājs:

20.1. apstiprina Sabiedrības Risku vadības politiku;

20.2. uzrauga iekšējās kontroles un risku pārvaldības sistēmu darbību, pārskata to atbilstību un efektivitāti;

20.3. izvērtē Sabiedrības valdes ziņojumus par riskiem un Risku vadības sistēmas darbības efektivitāti.

21. Valde 

21.1.nodrošina risku vadību Sabiedrībā un izveido Risku vadības sistēmu, un nodrošina tās uzturēšanu;

21.2. apstiprina iekšējos tiesību aktus, kas regulē Risku vadību Sabiedrībā;

21.3. nodrošina Risku vadības politikas projekta un grozījumu izstrādi un virza to apstiprināšanai kapitāla daļu turētājam;

21.4. sniedz kapitāla daļu turētājam priekšlikumus Risku vadības sistēmas trūkumu novēršanai;

21.5. apstiprina Risku vadības ziņojumu un sniedz ziņojumu kapitāla daļu turētājam par Risku vadību un Risku vadības sistēmas darbības efektivitāti;

21.6. apstiprina Risku vadības plānu un nosaka īstenojamos Risku mazinošos pasākumus un to termiņus, kā arī par to īstenošanu atbildīgo nodarbināto;

21.7. identificē un apstiprina riskus, veic risku analīzi un novērtēšanu, risku uzraudzību, reģistrē riskus Risku reģistrā elektroniskā formā;

21.8. nodrošina, ka ne retāk kā reizi gadā tiek identificēti aktuālie riski;

21.9. uzrauga Risku vadības pasākumu īstenošanu;

21.10. apstiprina Riska īpašnieku sarakstu;

21.11. lemj par reaģēšanas veidu uz risku iestāšanos.

22. Riska īpašnieks

22.1. Savas kompetences un izveidoto procesu ietvaros identificē, formulē, apraksta un grupē Riskus pēc noteiktām pazīmēm, un sniedz informāciju Sabiedrības valdei un/vai tiešajam vadītājam par riskiem un notikušajiem incidentiem;

22.2. īsteno Sabiedrības valdes noteiktos risku mazinošos pasākumus;

22.3. veic risku vērtēšanu kopā ar Sabiedrības valdi;

22.4. sagatavo priekšlikumus risku mazināšanai.

23. Sabiedrības struktūrvienības vadītāji

23.1. apzina, koordinē un uzrauga Risku vadības aktivitātes atbildībā esošajās funkcijās;

23.2. savas kompetences ietvaros atbild par risku identificēšanu un analīzi, informācijas sniegšanu Sabiedrības valdei par riskiem, par riska iespējamību un notikušajiem incidentiem struktūrvienībā;

23.3. uzrauga risku papildu pasākumu īstenošanu atbildībā esošajās funkcijās;

23.4. nodrošina risku kontroļu īstenošanu un papildu risku mazinošo pasākumu apzināšanu, izvērtēšanu un ieviešanu.

24. Katrs darbinieks

24.1. Savas kompetences un izveidoto procesu ietvaros identificē, formulē, apraksta un grupē riskus pēc noteiktām pazīmēm, un sniedz informāciju Sabiedrības valdei par riskiem un notikušajiem incidentiem;

24.2. nekavējoties ziņo tiešajam vadītājam, riska īpašniekam par jauna riska identificēšanu vai riska īstenošanos, par konstatētajiem trūkumiem risku kontrolēs vai risku vadības procesā.

25. Pārējie noteikumi

25.1. Risku pārvaldības politika stājas spēkā pēc tās apstiprināšanas Sabiedrības valdes sēdē un Sabiedrības dalībnieku sapulcē vai citā tiesību aktos noteiktajā kārtībā.

     25.2 Nodarbinātie tiek iepazīstināti ar Risku pārvaldības politiku, ko apliecina ar savu parakstu (6.pielikums “Nodarbināto apliecinājums”).

25.3. Risku pārvaldības politikai pievienoti 5 pielikumi:

1. pielikums “Risku avoti”;

2. “Risku iestāšanās varbūtības līmeņa skala”;

3.pielikums “Risku ietekmes līmeņa novērtēšanas skala”;

4.pielikums “Risku vērtība”;

5.pielikums “Risku prioritāte”.

6.pielikums “Nodarbināto apliecinājumi”.

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

valdes priekšsēdētājs               (personiskais paraksts)                        A.Karpenko

valdes loceklis                         (personiskais paraksts)                        J.Broņka

valdes loceklis                         (personiskais paraksts)                        O.Dubiņins

juriste Zalaka-Rižika

DOKUMENTS PARAKSTĪTS AR DROŠU ELETRONISKO PARAKSTU UN SATUR LAIKA ZĪMOGU

 

 

1. pielikums

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

Risku pārvaldības politikai

Risku avoti

 

2.pielikums

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

Risku pārvaldības politikai

Riska iestāšanās varbūtības līmeņa skala

 

3.pielikums

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

Risku pārvaldības politikai

Risku ietekmes līmeņa noteikšanas skala

 

 

4.pielikums

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

Risku pārvaldības politikai

Risku vērtību nosaka, izmantojot šādu formulu RV=VxI, kur:

RV – riska vērtība;

V – varbūtība;

I - ietekme.

Riska vērtība

 

5.pielikums

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Jēkabpils siltums”

Risku pārvaldības politikai

Ņemot vērā Riska vērtību tiek noteikta Risku prioritāte, klasificējot Riskus atbilstoši to negatīvai ietekmei uz Sabiedrības darbību kopumā un Sabiedrības mērķu sasniegšanu.

Nosakot risku mazināšanas pasākumus, tiek noteikti kontroles pasākumu ieviešanas termiņi un atbildīgie par kontroles pasākuma izpildi.

Risku prioritāte